Deadline voor inschrijving in het UBO-register: 30 september 2019

Opgelet! Sommige zelfstandigen/freelancers oefenen hun activiteit niet uit als ‘natuurlijke personen’, maar hebben een vennootschap opgericht waarvan zij aan het hoofd staan of vennoot zijn (zie ons artikel “Kiezen voor een eenmanszaak of voor een vennootschap”).

In zo’n geval wordt er een nieuwe administratieve verplichting opgelegd aan vennootschappen. Die moeten namelijk voor 30 september de UBO-verklaring ondertekenen. We leggen hieronder meer in detail uit hoe dit in zijn werk gaat.

Deze verplichting geldt alleen voor vennootschappen. Zelfstandigen die als ‘natuurlijke personen’ actief zijn, hoeven dus niets te doen, ook niet als zij een ondernemingsnummer (KBO-nummer) hebben.


 De wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten legt op dat de ‘uiteindelijke begunstigden’ (in het Engels ‘UBO’ genoemd, dat staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner’) van Belgische vennootschappen zich uiterlijk op 30 september 2019 moeten identificeren in het UBO-register.

shutterstock_283751888.png

De bovenvermelde wet en het bijhorend koninklijk besluit zijn van toepassing op de volgende juridische entiteiten:

  • vennootschappen;

  • vzw’s, ivzw’s en stichtingen;

  • trusts en fiducieën;

  • juridische constructies die vergelijkbaar zijn met trusts en fiducieën.

Ze worden ook wel ‘informatieplichtigen’ genoemd.

 

Inschrijving in het UBO-register

Een vennootschap moet de volgende UBO’s inschrijven:

  • (categorie 1) alle natuurlijke personen die minstens 25% van de stemrechten of van het kapitaal van de vennootschap bezitten;

  • (categorie 2) alle natuurlijke personen die zeggenschap hebben over de vennootschap via andere middelen.

Onder de uitdrukkelijke voorwaarde dat er niemand kan worden geïdentificeerd die aan één van deze criteria voldoet (in de bovenstaande volgorde) of in geval van twijfel, kan een vennootschap het hoger leidinggevend personeel aanwijzen als UBO (categorie 3).

Opgelet: de vennootschap moet hierbij kunnen aantonen dat ze haar UBO’s tevergeefs eerst in categorie 1 en vervolgens in categorie 2 heeft proberen te identificeren.

Vennootschappen moeten hun UBO’s online registreren via een specifieke applicatie op de website van de FOD Financiën. De informatieplichtige (UBO of gevolmachtigde) kan zich identificeren volgens de gebruikelijke procedures (elektronische identiteitskaart, token of de app itsme). De FOD legt met een video uit hoe u een inschrijving in de UBO register in enkele minuten kan doen : https://financien.belgium.be/nl/Actueel/tutorial-beschikbaar-om-een-uiteindelijke-begunstigde-te-registreren-het-ubo-register.

 

Welke informatie moet je als informatieplichtige overmaken?

De informatie die je moet overmaken kan verschillen naargelang je juridische entiteit. De volgende gegevens moeten in ieder geval voor elke UBO worden geregistreerd:

  • naam en (eerste) voornaam;

  • volledige geboortedatum (dag, maand, jaar);

  • nationaliteit(en);

  • volledig verblijfadres;

  • de datum waarop hij/zij UBO is geworden;

  • Belgisch Rijksregisternummer (of eventueel een vergelijkbaar identificatiemiddel afgeleverd door de staat waar hij/zij verblijft of onderdaan van is);

  • de categorie(ën) waartoe hij/zij behoort.

Als vennootschap moet je ook allerhande bijkomende informatie verstrekken:

  • (wanneer de UBO aandelen of stemrechten heeft): of het een afzonderlijke of gegroepeerde UBO is;

  • of het een rechtstreekse of onrechtstreekse UBO is;

  • (voor onrechtstreekse UBO's) het aantal tussenpersonen + hun identificatiegegevens;

  • hoe groot het uiteindelijk belang van de UBO in de vennootschap is.

Een afzonderlijke UBO is een autonome uiteindelijke begunstigde. Een gegroepeerde UBO daarentegen oefent samen met andere personen zeggenschap uit over de informatieplichtige.

Een rechtstreekse UBO is een uiteindelijke begunstigde die zeggenschap uitoefent over de informatieplichtige zonder tussenkomst van een of meerdere juridische constructies. 

shutterstock_261705620.jpg

Toegang tot gegevens

De toegang tot de gegevens is strikt gereglementeerd. De verwerking ervan valt namelijk onder de regelgeving inzake de verwerking van persoonsgegevens (surf naar de website van de FOD Financiën voor meer informatie hierover).

Als de gegevens toegankelijk zijn voor het grote publiek wordt in het geval van vennootschappen slechts beperkte informatie vrijgegeven. Bovendien is deze dienst betalend.

Iedereen die in het UBO-register is ingeschreven, heeft toegang tot al zijn gegevens. Het volstaat om je via je elektronische identiteitskaart (eID) in te loggen op het UBO-platform.

 

Eerste maal registreren en gegevens bijwerken

De vennootschap moet de UBO-gegevens uiterlijk op 30 september 2019 (verlengde termijn) voor de eerste maal registreren.

Wijzigt de samenstelling van de UBO’s van de informatieplichtige, dan moeten de gegevens binnen een maand op de juiste wijze worden aangepast.

 

Sancties

Wanneer de bestuurders (of leden van de wettelijke bestuursorganen) van de informatieplichtige hun verplichting niet nakomen, kan een administratieve geldboete worden opgelegd van minimum 250 euro en maximum 50.000 euro.

Afhankelijk van de gepleegde inbreuken kunnen ook andere sancties (waaronder zware strafrechtelijke geldboetes) worden opgelegd.