Inscription au registre UBO: date limite fixée au 30 septembre 2019

Attention ! Certains travailleurs indépendants/freelance n’exercent pas leur activité en « personne physique » mais ont créé une société dont ils sont dirigeant/associé actif (voir notre article « Travailler comme indépendant en personne physique ou créer une société ? »).

Dans ce cas, il faut savoir qu’une nouvelle obligation administrative s’impose aux sociétés, la déclaration des « UBO » et qu’il faut le faire avant le 30 septembre prochain. Nous vous expliquons ci-dessous plus en détail comment le faire.

Cette obligation ne concerne que les sociétés. Les indépendants en « personne physique » n’ont donc rien à faire, même s’ils ont aussi un numéro d’entreprise (numéro BCE).


La loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces impose aux bénéficiaires effectifs (appelés « UBO », de l’anglais « Ultimate Beneficial Owner ») des entreprises belges de s’identifier au registre UBO au plus tard le 30 septembre 2019.

shutterstock_283751888.png

Sont visées par la loi susmentionnée et l’arrêté royal correspondant les entités juridiques suivantes :

  • les sociétés ;

  • les asbl, aisbl et fondations ;

  • les trusts et fiducies ;

  • les constructions juridiques similaires aux trusts et fiducies.

Elles sont similairement désignées par le terme « Redevable d’information ».

 

Inscription au registre UBO

Dans le cas d’une société, les UBO à inscrire sont :

  • (catégorie 1) toute personne physique détenant au moins 25% des droits de vote ou du capital ;

  • (catégorie 2) toute personne physique la contrôlant par d’autres moyens.

À la condition expresse qu’aucune personne répondant à l’un de ces critères (vérifiés dans l’ordre) ne puisse être identifiée, ou en cas de doute, les dirigeants principaux de la société peuvent alors être désignés comme UBO (catégorie 3).

Attention : la société doit en ce cas être en mesure de démontrer avoir infructueusement tenté d’identifier ses UBO d’abord en catégorie 1, puis en catégorie 2.

L’enregistrement des UBO se fait en ligne par une application spécifique, accessible depuis le site internet du SPF Finances. L’identification du déclarant (UBO ou mandataire) se fait selon les protocoles habituels (carte d’identité électronique, token ou application itsme). Le SPF explique avec un tutoriel comme faire la déclaration UBO en 5 minutes : https://finances.belgium.be/fr/Actualites/tutoriel-disponible-pour-enregistrer-un-b%C3%A9n%C3%A9ficiaire-effectif-dans-le-registre-ubo.

 

Informations à communiquer

Elles dépendent du type de Redevable d’information. En tous les cas doivent être enregistrés, pour chacun des UBO :

  • ses nom et (premier) prénom ;

  • sa date de naissance complète (jour, mois et année) ;

  • sa(ses) nationalité(s) ;

  • son adresse de résidence complète ;

  • la date à laquelle il(elle) est devenu(e) UBO ;

  • son numéro de registre national belge (ou, le cas échéant, son identifiant similaire dans l’État où il(elle) réside ou dont il (elle) est ressortissant(e)) ;

  • la catégorie dont il(elle) relève.

Pour les sociétés doivent être fournies diverses informations complémentaires :

  • (lorsque l’UBO dispose de parts ou de droits de vote) s’il s’agit d’un UBO isolé ou groupé ;

  • s’il s’agit d’un UBO direct ou indirect ;

  • (pour les UBO indirects) le nombre et l’identification des intermédiaires ;

  • l’étendue de l’intérêt effectif détenu dans la société.

Un UBO isolé est un bénéficiaire effectif autonome, par opposition à un UBO groupé, qui contrôle le Redevable d’information avec d’autres personnes.

Un UBO direct est un bénéficiaire effectif qui contrôle le Redevable d’information sans passer par une ou plusieurs construction(s) juridique(s) intermédiaire(s).

shutterstock_261705620.jpg

Accès aux données

L’accès aux données est strictement réglementé. Leur traitement est notamment soumis à la réglementation relative au traitement des données à caractère personnel (voir le site internet du SPF Finances pour de plus amples informations à ce sujet).

Dans le cas des sociétés, si les données sont accessibles au grand public, seules des informations limitées lui sont produites. Par ailleurs, ce service est payant.

Toute personne reprise dans le registre UBO peut consulter l’ensemble de ses données y figurant en se connectant à la plateforme UBO avec sa carte d’identité électronique (eID).

 

Premier enregistrement et mise à jour des données

Le premier enregistrement des données UBO doit avoir lieu au plus tard le 30 septembre 2019 (délai prolongé).

En cas de changement dans la composition des UBO du Redevable d’information, les données doivent être adaptées de la façon idoine dans un délai d’un mois.

 

Sanctions

Le manquement à l’obligation de déclaration UBO expose les administrateurs (ou membres des organes légaux) du Redevable d’information à une amende administrative comprise entre 250 et 50.000 euros.

Dépendamment des infractions commises, d’autres pénalités (dont de lourdes amendes pénales) peuvent également être infligées.